Styret har mottatt en rekke henvendelser rundt hva som er forskjellen på digitalt årsmøte og beboermøte, og ikke minst om muligheten til å bruke fullmakter. Det er fullt forståelig. Vi skal her forsøke å oppklare litt.
Digitalt årsmøte og beboermøte
Korona-situasjonen medfører at OBOS fraråder boligselskapene å gjennomføre fysiske årsmøter. Gjeldende smittevernsregler forbyr arrangementer med mer enn 200 deltakere. I denne anledningen er det vedtatt en midlertidig lov som gjør unntak om krav om fysisk møte. For et sameie av SGTs størrelse – med 360 seksjoner – byr situasjonen på store utfordringer. Erfaringsvis ligger oppslutningen på årsmøtet på mellom 70 og 100 seksjoner. I år er det imidlertid én sak som er forventet å generere høyere deltakelse enn vanlig; saken om rehabilitering av betong. For å få behandlet viktige saker, har derfor styret i år vært tvunget til å avvikle møtet digitalt. Dette er nytt farvann både for styret og beboere. Vi ser det derfor som ekstra viktig å ha en god kommunikasjon med beboere. Sakene som skal behandles i år er av en slik karakter at de ikke egner seg for behandling utelukkende i det digitale rom. Styret har derfor innkalt til et beboermøte, mandag 31. august. Dette er et uformelt møte uten lovfestede retningslinjer for gjennomføring. Dette regnes som et rent informasjonsmøte, og det vil ikke bli tatt noen beslutninger i dette møtet. Man må allikevel forholde seg til retningslinjene i forhold til smittevern, med antall personer og tiltak rundt dette. Møtet vil i praksis kunne oppleves som det ordinære årsmøtet ved at man samles og presenterer og drøfter forskjellige saker. Forskjellen er at det ikke foretas avstemming i møtet.
Det vil også være mulig å delta på møtet via videolink. Se informasjon om dette i innkallingen.
Det digitale årsmøtet åpner etter at beboermøtet er over. Og det er her avstemming og beslutninger tas. Forhold rundt dette er regulert av eierseksjonsloven.
Avstemming
Digitalt årsmøte/avstemming åpnes 31. august kl. 21.00 og holdes åpent til 7. september kl 21.00. Møtet finner sted på nettsiden vibbo.no. Det vil også være mulig å stemme via stemmeseddel. Se nærmere info på de siste sidene av innkallingen. For å redusere behovet for manuell stemmehåndtering, ber vi om at den digitale løsningen benyttes.
Fullmakter
Ved digitalt årsmøte bortfaller behovet for og muligheten til å benytte fullmakt. Fullmakt benyttes i de tilfellene hvor man er forhindret fra å delta på et fysisk årsmøte. Man benytter da fullmakt for å bli representert på møtet og avlegge sin stemme. Ved gjennomføring av digitalt årsmøte, vil alle seksjonseiere få mulighet til å avlegge sin stemme via pc/nettbrett eller på papir. Møtet holdes åpent i 1 uke og hensikten med å benytte fullmakt vil dermed falle bort.
Kort fortalt; dersom man har anledning til å fylle ut en fullmakt og levere denne til fullmektigen, vil man også klare å fylle ut stemmeseddelen og levere denne. De som ønsker å stemme på papir, vil finne stemmesedler på de siste sidene av papirversjonen av innkallingen. Denne sendes ut i starten av uke 35.
